Von Workshops und Firmenveranstaltungen über Tagungen oder Galas bis hin zu mehrtägigen Kongressen oder Messen: Einer der wichtigsten Indikatoren für den Erfolg einer Veranstaltung ist die Anzahl der Teilnehmer. Die Quantität und Qualität der Einladung spielt dafür eine maßgebliche Rolle. Was professionelles Einladungsmanagement ausmacht und worauf Sie achten sollten, lesen Sie in diesem Blogbeitrag.
Meist ist die Einladung der erste Eindruck der erste Eindruck, den Gäste von Ihrem Event erhalten – und für den gibt es bekanntlich keine zweite Chance. Die Form und der Inhalt spielen daher eine zentrale Rolle bei der Entscheidung, ob Empfänger zu- oder absagen. Mindestens genauso wichtig ist, wie viele potentielle Teilnehmer Ihre Einladung überhaupt auf welchem Weg erhalten. Im Zeitalter des „information overload“ ist es zwingend notwendig, sich durch eine gezielte Ansprache und eine auffällige wie einladende Form stark von konkurrierenden Angeboten zu differenzieren, um Kunden, Geschäftspartner und Entscheider zu erreichen.
Die richtige Zielgruppe
Eine der elementarsten Aufgaben im Eventmanagement ist die Bestimmung der Zielgruppe. Im Einladungsmanagement dient sie einerseits der angemessenen Formulierung und Gestaltung der Einladung. Andererseits ist sie wertvoll für die Auswahl der richtigen Kontakte. So bieten beispielsweise die Deutsche Post Direkt oder beDirekt die Möglichkeit zum Kauf oder zur Miete von zielgruppenspezifischen Adressen an.
Zielgruppen sind oft schwer greifbar, komplex und inhomogen. Bei der Definition der Zielgruppe kann das Erstellen von Personae sehr hilfreich sein. Dabei handelt es sich um eine bewährte Methode aus dem Marketing: Personae helfen, Menschen und ihre Wünsche klar zu erfassen und einer Gruppe zuzuordnen. Das Ergebnis sind fiktive Personae mit typischen Charaktereigenschaften und Verhaltensweisen. Das ist wichtig, denn jede Gruppe sollte eine angemessene Ansprache erhalten und über den bevorzugten Kanal kontaktiert werden. Zu beachten ist dabei, dass die Personae realitätsnah sind und Sie sich auf wenige – eine bis max. vier – konzentrieren. Dafür sind Merkmale aus dem realen Leben notwendig. Helfen können dabei soziodemografische, geografische und psychografische Daten. Befragen Sie Kunden oder Mitarbeiter, besorgen Sie sich Marktdaten oder sprechen Sie mit Spezialisten.
Tipp: Nehmen Sie sich für die Erstellung der Personae ausreichend Zeit. Ein gut ausgearbeitetes PersonaeKonzept vereinfacht viele Schritte innerhalb der Veranstaltungsorganisation.
Stammadressen validieren
Wenn Sie bereits einen Stamm an Adressen besitzen, ist es ratsam, die Qualität der Adressen zu überprüfen. Eine Untersuchung der Deutschen Post DHL hat ergeben, dass jede fünfte Adresse in einer Interessenten- oder Kundendatenbank Fehler aufweist. Rund 20 Prozent aller Adressen in deutschen Unternehmen sind also für Marketing und Vertrieb „unbrauchbar“. Hauptursache für mangelhafte Datenbestände sind menschliche Fehler, mangelhafte Kommunikation zwischen den Abteilungen, mangelhafte Datenstrategie und das Fehlen passender Software. Nehmen Sie sich daher ausreichend Zeit, um die Qualität der Daten zu prüfen. Bei größeren Listen bietet sich eine Adressprüfung (Check auf postalische Richtigkeit, Dublettenprüfung etc.) an. Die oben genannten Adressanbieter halten auch dafür entsprechende Lösungen parat.
Gestaltung und Versand der Einladung
Stehen die Zielgruppen und deren Merkmale oder Besonderheiten fest, geht es an die Gestaltung der Einladungen. Egal ob als digitale Einladungskarte per E-Mail oder postalisch als Printmailing: Bedenken Sie immer, dass Ihre potentiellen Gäste nur wenig Zeit haben und viele andere Angebote ebenfalls um ihre Aufmerksamkeit ringen. Wenn Sie eine „0815-Einladung“ versenden, werden Sie eine entsprechend geringe Rücklaufquote erhalten. Wenn aber Ihr Personae-Konzept korrekt und vollständig ausgearbeitet ist, lassen sich daraus die bevorzugten Kanäle, Formen und vielleicht sogar Zeiträume zur Ansprache Ihrer Zielgruppen ableiten.
Bewegt sich Ihre Zielgruppe beispielsweise viel in sozialen Netzwerken wie XING, LinkedIn, Facebook & Co., sollten diese Kanäle beim Einladungsmanagement berücksichtigt werden. XING etwa bietet mittlerweile unter der Rubrik „Eventmarkt“ eine Vielzahl an Möglichkeiten. Andere, vor allem jüngere Zielgruppen haben wahrscheinlich eine recht geringe Motivation zum Lesen einer Einladung und bevorzugen Bewegtbilder. Vielleicht lohnt sich zur Bewerbung Ihrer Veranstaltung die Erstellung eines Kurzvideos, welches über eine durchdachte Verteilung auf diversen Netzwerken einen beachtlichen Erfolg erzielen kann. Doch auch die „klassische“ Einladung per Briefpost kann vor allem für ältere Zielgruppen der beste Weg zur Kontaktaufnahme sein.
Crossmediale Vernetzung und die Landingpage
Selbstverständlich wird trotz aller Mühen nicht jeder unmittelbar auf Ihre Einladung reagieren. Bauen Sie den Einladungsprozess deshalb in mehreren Stufen auf und konzentrieren Sie sich nicht nur auf einen Kanal. Denken Sie crossmedial und vernetzen Sie die Kommunikation inhaltlich, gestalterisch und redaktionell auf verschiedenen Kanälen. Ist Ihre E-Mail zwischen zwei Meetings in Vergessenheit geraten, erreichen Sie die Person vielleicht mit einer gezielten Videowerbung auf Facebook. Ist der sehnlich als Gast erwünschte Geschäftsführer nach Ihrem Brief noch unentschlossen, können Sie ihn vielleicht mit einem Anruf überzeugen. Gern genutzt werden auch eventbezogene Landingpages mit den wichtigsten Eckdaten der Veranstaltung. Mit einer komfortablen Anmeldefunktion versehen kann diese nicht nur Ihren Gästen die Zusage enorm vereinfachen, sondern auch Ihr Teilnehmermanagement im weiteren Verlauf unterstützen.
Fazit: Nur wer stets das Ohr an der Masse hat und seine Zielgruppe versteht, kann heute und in Zukunft seine potentiellen Gäste überzeugen und überraschen. Nutzen Sie unsere Tipps für Ihre Veranstaltung:
Zielgruppe definieren – Personae können helfen, Zielgruppen und ihre Anforderungen zu erfassen und zu strukturieren.
Adressbestand prüfen – Eine Überprüfung der Adressdaten kann nicht nur vor Unannehmlichkeiten schützen, sondern auch eine Menge an Geld sparen.
Kanäle wählen – Nutzen Sie die Kanäle, die Ihre Zielgruppe bevorzugt und vernetzen Sie diese crossmedial. Eine zentrale Landingpage erleichtert den Anmeldeprozess und das weitere Teilnehmermanagement.
Denken Sie anders – Schnell ist die Einladung von vor zwei Jahren aus dem Archiv geholt, aktualisiert und versendet. Pustekuchen, hier ist Kreativität gefragt! Persönliche Ansprache, einladende Formulierung, Eckdaten nicht vergessen.
Den richtigen Zeitpunkt wählen – Zur Zustellung von Einladungen im B2B-Bereich eignen sich Dienstag und Donnerstag am besten, da zu dieser Zeit die Wahrnehmung der Empfänger am höchsten ist.
Weitere Artikel von Julia Fischer unter: https://ceimzeit.de/blog/
ÜBER Julia Fischer
Julia Fischer ist 1990 in Chemnitz geboren und studierte Soziologin mit Schwerpunkt Stadtsoziologie, sowie Arbeitssoziologie. Seit 2014 ist sie Teil des Teams der C³ Chemnitzer Veranstaltungszentren GmbH und ist stellvertretende Vertriebsleiterin, speziell für den Bereich Kongresse, Tagungen und Firmenevents. Das Unternehmen betreibt unter www.ceimzeit.de einen Blog mit zahlreichen Tipps für eine professionelle Veranstaltungsorganisation."