Die meisten Verhandlungs- und Geschäftsabschlüsse finden nicht auf der Messe selbst statt, sondern werden danach getätigt. Eine umfassende Messenachbereitung ist daher wichtig, damit Neukontakte zu tatsächlichen Geschäftskunden werden. Doch der detaillierte Rückblick in Verbindung mit einem umfassenden Reporting ist noch aus einem anderen Grund nötig: Es werden neue Erkenntnisse zur Vorbereitung der nächsten Messe gewonnen.
Reporting vorbereiten
Klar, das Reporting findet erst nach der Messe statt. Doch damit es so detailliert wie möglich sein kann, bedarf es einer umfassenden Vorbereitung. Ideal ist es, wenn vorab Berichtsformulare erstellt werden. Diese sollten direkt auf der Messe geführt werden, damit die wichtigsten Gegebenheiten und Neukontakte festgehalten werden können. So lässt sich sicherstellen, dass kein Kontakt verloren geht oder Rückmeldungen und das versprochene Follow Up vergessen werden. Potenzielle neue Kunden warten auf solche Antworten und wenden sich enttäuscht vom Unternehmen ab, wenn ihre Fragen unbeantwortet bleiben. Damit neue Kontakte zu festen Geschäftspartnern werden, ist die Messenachbereitung von enormer Bedeutung. Nur durch sie kann auf Informationen zurückgegriffen werden, die dank des Reportings umfassend und lückenlos sind.
Tempo, Tempo!
Wer glaubt, sich nach der Messe Zeit lassen zu können und erst einmal die Ruhe genießen will, macht einen entscheidenden Fehler. Denn potenzielle Neukunden warten nur auf eine Reaktion – und werden doch so häufig enttäuscht. Aus Ausstellersicht ist es daher sinnvoll, ein hohes Tempo vorzulegen und dafür zu sorgen, dass die neuen Kunden bald wieder etwas vom ausstellenden Unternehmen hören. Die Kontaktaufnahme soll schnell, präzise und direkt sein. Dem Kunden wird somit das Gefühl vermittelt, dass sein Anliegen wirklich von Relevanz ist, dass er wichtig ist und ernst genommen wird.
Es gilt daher, schon während der Messe eine gute Vorarbeit zu leisten, damit die spätere Nachbearbeitung nicht zum Arbeitsmarathon wird. Ein Kontaktformular mit den wichtigsten Daten der Interessenten ist eine gute Hilfe und vereinfacht die Arbeit enorm. Hier können zudem besondere Nachfragen, Informationswünsche oder Bitten um Infomaterial festgehalten werden. Auch Termine und Vereinbarungen sollten unbedingt schriftlich festgehalten werden – sie gehen ansonsten leicht im Chaos der Messenachbereitung unter.
Als zeitlicher Rahmen kann von einer Woche ausgegangen werden, innerhalb dieser Zeit sollten die Messekontakte angesprochen worden sein. Wurde ein Gewinnspiel auf der Messe durchgeführt, sollten die Gewinner ebenfalls binnen dieser Frist von ihrem Glück erfahren.
Informationen für Messebesucher
Messebesucher wollen nicht nur auf konkrete Fragen eine genaue Antwort bekommen. Sie erwarten auch, dass sie ein Angebot erhalten, ein Termin vereinbart und auf spezielle Anliegen eingegangen wird. Binnen der genannten Wochenfrist sollte jedes Unternehmen reagiert haben. Mithilfe eines Mailings lassen sich Dankeschön-Antworten an Partner und Besucher verteilen. Neue Kunden sollten bezüglich eines konkreten Termins persönlich kontaktiert werden, auch wenn sie nur über eine Terminvergabe in der folgenden Woche informiert werden. Schriftliches Informationsmaterial sollte umgehend nach Ende der Messe verschickt werden. Hier sollte man sich an den altbekannten Spruch halten, dass das „Eisen solange geschmiedet werden muss, wie es heiß ist“.
bereitgestellt von FAIRworldwide GmbH
ÜBER Alesja Alewelt
Alesja Alewelt, M.A. ist seit mehr als 15 Jahren Messemanagerin. 2008 gründete sie die Bremer Messeagentur FAIRworldwide, mit der sie sich erfolgreich auf die Umsetzung von Gemeinschaftsständen spezialisiert hat. Zuvor sammelte sie bereits umfassende Erfahrungen bei Messeveranstaltern in München und Melbourne (Australien). Aktuell engagiert sich Alesja Alewelt für neue Konzepte zur Optimierung von Prozessen in der Branche, insbesondere durch die Nutzung neuer Technologien.
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