Vor jeder Messeteilnahme steht die ausführliche Messekalkulation. Weder dürfen wichtige Vorbereitungen für die Präsentation vergessen, noch der Finanzrahmen gesprengt werden. Dabei ist eine gewisse Sorgfalt wichtig und es gilt, gerade auf die kostenintensivsten Punkte zu achten. Doch welche Kosten fallen überhaupt an? Was sind unnötige Ausgaben und wie lassen sie sich vermeiden? Diese und weitere Fragen werden im Folgenden beantwortet.
Zur allgemeinen Kostenkalkulation
Die Kosten für die Messeteilnahme schlüsseln sich in einzelne Positionen auf und ergeben kumuliert den Rahmen für die Messekalkulation:
Planung
Umsetzung und Gestaltung
Transport, Auf- und Abbau
Mietkosten
Reinigung
Werbung und Marketing
Kosten für Versicherungen
Verbrauchskosten (Strom, Wasser, GEMA, Internetnutzung)
Die Kosten können in der Regel zusammengefasst werden, denn einzelne Tätigkeiten werden von einer Person oder durch ein Unternehmen ausgeführt. Planung und Gestaltung des Messestandes werden durch den Messedesigner vorgenommen. Dieser ist auch für den Transport verantwortlich. Er kann eine Summe für all diese und eventuell noch weitere Tätigkeiten veranschlagen. Der Messebauer erstellt ein Angebot für Auf- und Abbau sowie ggf. für den Transport. Die Verbrauchskosten sowie die anfallenden Gebühren für die Standmiete können ebenfalls als ein großer Posten in die Kalkulation aufgenommen werden. Marketing und Werbung werden kostenmäßig als eine Position gesehen. Demzufolge ergeben sich noch folgende Punkte:
Kosten für Designer
Kosten für den Messebauer
Verbrauchskosten
Werbung und Marketing
Natürlich werden keine Dienstleister "blind" beauftragt. Es gilt, ausreichende Angebote einzuholen und die Preise für gebotene Leistungen zu vergleichen.
Personalkosten
Neben den bereits erwähnten Kosten fallen Personalkosten für die Messebetreuung an. Allgemeine Lohnkosten sind hier neben Wochenend- und Überstundenzuschlägen zu sehen. Des Weiteren kommen Kosten für die Unterbringung und Verpflegung, für An- und Abreise sowie für Versicherungen hinzu. Folgende Kosteneinheiten ergeben sich für die Kalkulation:
Allgemeine Reisekosten (Verpflegung, Unterbringung, Transfer usw.)
Lohnkosten inkl. Zuschläge
Versicherungen
Eventuell kann der Punkt "Bekleidung" mit aufgenommen werden, wenn die Kosten dafür durch das ausstellende Unternehmen getragen werden müssen.
Kosten für den Messestand
Der Messestand besteht nicht nur aus einem Platz, an dem die Produkte oder Prototypen präsentiert werden. Vielmehr sind es Informationsmaterialien, Werbegeschenke, Möbel, Büromaterialien und die Dekoration, die einen guten Stand ausmachen. Daher müssen verschiedene Punkte in die Kalkulation der Kosten aufgenommen werden:
Werbegeschenke
Infomaterialien
Büromaterialien
Stauraum
Möbel
Dekoration
und ganz wichtig: Catering
Um die Kosten besser kalkulieren zu können, sollte eine Checkliste aufgestellt werden. So lässt sich auch besser feststellen, ob einige Bereiche eventuell zusammengefasst werden können. Oft bieten Messebauer die Dekoration gleich mit an, das gilt ebenso für den Messedesigner. Ein zusätzlicher Dekorateur muss dann nicht mehr beauftragt werden. Auch die Kosten für Infomaterialien können sich im Rahmen halten, wenn diese von einem Unternehmen, welches sich zusätzlich um die Werbegeschenke kümmert, erstellt werden.
Kosten sparen
Bei der Messekalkulation geht es darum, möglichst viele Kosten zu sparen bzw. einige Kostenpunkte zu senken, so können beispielsweise Werbeflächen am Messestand vermietet werden - natürlich nicht gerade an die Konkurrenz. Möbel, auf denen das Herstellerlogo prangt, sind oftmals günstiger. Wird das Catering an eine ortsansässige Firma vergeben, so wird das ebenfalls billiger. Allerdings ist hier Vorsicht geboten, denn nicht bei allen Messen ist ein externes Catering überhaupt möglich. Dies sollte vorab geklärt werden.
Nicht gespart werden darf allerdings bei den Versicherungen. Diese sind wichtig und können ein Unternehmen sogar vor dem Konkurs retten, z.B. wenn es bei einer Messe zu einem Personenschaden kommt. Ein solcher kann sehr teuer werden!
Zuletzt noch eine Grundformel, nach der sich die Kalkulation richten sollte: Gesamtaufwand = fünf- bis achtmal mehr als die Gesamtmiete
Daraus ergibt sich ein ungefährer Richtwert, nach dem eingeschätzt werden kann, ob die Messeteilnahme wirtschaftlich ist oder nicht.
bereitgestellt von FAIRworldwide GmbH
ÜBER Alesja Alewelt
Alesja Alewelt, M.A. ist seit mehr als 15 Jahren Messemanagerin. 2008 gründete sie die Bremer Messeagentur FAIRworldwide, mit der sie sich erfolgreich auf die Umsetzung von Gemeinschaftsständen spezialisiert hat. Zuvor sammelte sie bereits umfassende Erfahrungen bei Messeveranstaltern in München und Melbourne (Australien). Aktuell engagiert sich Alesja Alewelt für neue Konzepte zur Optimierung von Prozessen in der Branche, insbesondere durch die Nutzung neuer Technologien.