Das Messepersonal muss viele Eigenschaften aufweisen: Es soll kompetent und zuverlässig sein, ein umfassendes Produktwissen mitbringen, verständnisvoll und flexibel auf die Wünsche der Besucher eingehen, aufmerksam und nicht aufdringlich sein. Dazu kommen viele weitere Eigenschaften, die deutlich machen, dass hier Profis gefragt sind. Aushilfen und Studenten, die über keinerlei Erfahrung in der Messebetreuung verfügen, sind fehl am Platz und schädigen im schlimmsten Fall das Image des ausstellenden Unternehmens. Daher sollte auf Service und Qualität des Messe-Teams gesetzt werden. Wir haben ein paar Regeln der Messe-Knigge zusammen gestellt.
Regeln für das Standpersonal
Pünktlich am Stand erscheinen, ausgeruht und fit sein!
Ansprechende Optik, gepflegtes Erscheinungsbild, frischen Atem mitbringen!
Angemessene Kleidung tragen, dabei die Corporate Identity des Unternehmens beachten (Unternehmensfarben, Logo etc.)!
Namensschilder nicht vergessen!
Hände offen halten, nicht in die Hosentaschen stecken!
Auf die Benutzung von Handy und PC am Stand verzichten!
Messetheke nicht als Bar verwenden!
Abmelden bei Abwesenheit vom Stand!
Professionalität auf dem Messestand ist gefragt: Messe-Knigge
Das professionelle Standpersonal bringt einen Mix aus fachlicher und verkäuferischer Kompetenz mit ein, und zwar zu je fünfzig Prozent. Die folgenden Punkte helfen einem kompetenten Standbetreuer, die Messeziele auch wirklich zu erreichen:
Kunden einladen! Es gilt daran zu denken, so zeitig wie möglich Kunden einzuladen und über die Teilnahme an der Messe zu informieren.
Es sollten die Hauptziele für das Unternehmen festgelegt werden und diese nach Wichtigkeit sortiert werden.
Alleinstellungsmerkmale für die Produkte und Dienstleistungen sollten herausgestellt werden, um sich vom Wettbewerb abzuheben.
Es gilt die Gesamtziele des Unternehmens im Auge zu behalten und davon die Messeziele abzuleiten
Es sollten nicht nur neue Kunden auf der Messe gefunden werden, sondern auch Interessenten, aus denen feste Kunden werden können.
Mit einer durchdachten Gesprächsführung sollen die Messebotschaften immer vermittelt werden.
Es werden Prospekte mitgegeben? Dann sollten diese personalisiert werden. Dies verringert die Gefahr, dass die Unterlagen direkt nach der Messe ihren letzten Gang zum Mülleimer antreten müssen.
Gespräche auf der Messe sollte man niemals ausufern lassen! Es gilt pro Gespräch maximal dreißig Minuten Zeit einzuplanen und sollte es länger dauern, lieber einen Besuch beim Kunden einzuplanen.
Die Mitarbeiter sollten stets daran denken, die mitgebrachten Giveaways auch wirklich zu verteilen.
Typische Fehler vermeiden
Auf jeder Messe sind typische Fehler zu sehen, die scheinbar immer wieder gemacht werden und um die niemand herumkommt. Doch mit ein wenig Vorsicht und Nachdenken lassen sich diese Fehler vermeiden:
Man sollte es vermeiden sich längere Zeit am Stand mit Kollegen oder Standnachbarn zu unterhalten. Besucher schreckt das ab, denn viele Menschen wollen dann nicht stören. Daher gilt es für längere Gespräche besser den Stand zu verlassen, dabei jedoch Sorge zu tragen, dass er die ganze Zeit über betreut wird. Hierfür kann man sich eine Vertretung organisieren!
Es gilt immer positive Seiten zu zeigen und sich aufmerksam zu präsentieren. Mit Laptop und Handy bewaffnet macht man keinen guten Eindruck bei Besuchern.
Gegessen werden sollte nur im Aufenthaltsraum.
Wichtig ist es Besucher und Kunden nicht warten zu lassen.
Nachbearbeitung der Messe
Jede Messe muss nachbearbeitet werden, damit erkennbar wird, ob die Teilnahme erfolgreich oder nur ein Verlustgeschäft für das Unternehmen war. Daher ist es wichtig die nötigen Ressourcen zur Nachbearbeitung zu schaffen und sich bei den Kunden zu melden, denen dies versprochen wurde. Es müssen nicht alle neuen Kontakte auf einmal angerufen werden, sondern man kann beispielsweise pro Tag festlegen, wie viele Telefonate diesbezüglich geführt werden. Dabei ist es entscheidend „heiße“ Kontakten zu definieren und sich dort zuerst zu melden. Die Ausgaben für die Messe können dann den möglichen Einnahmen durch Mehrverkäufe und neue Kontakte gegenübergestellt und so über Erfolg oder Misserfolg der Messe entschieden werden.
bereitgestellt von FAIRworldwide GmbH
ÜBER Alesja Alewelt
Alesja Alewelt, M.A. ist seit mehr als 15 Jahren Messemanagerin. 2008 gründete sie die Bremer Messeagentur FAIRworldwide, mit der sie sich erfolgreich auf die Umsetzung von Gemeinschaftsständen spezialisiert hat. Zuvor sammelte sie bereits umfassende Erfahrungen bei Messeveranstaltern in München und Melbourne (Australien). Aktuell engagiert sich Alesja Alewelt für neue Konzepte zur Optimierung von Prozessen in der Branche, insbesondere durch die Nutzung neuer Technologien.