Natürlich kann man darauf bauen, dass man von den Besuchern der Messe schon gefunden wird. Doch weitaus effektiver als die gute Hoffnung ist es, selbst aktiv zu werden, indem man eine Einladungskampagne startet. Die Besucher werden dabei direkt angesprochen und mit ersten Informationen versorgt. Durch die Einladungen eröffnet sich die Chance, sich positiv von der Masse abzuheben und all die Besucher zum Stand zu locken, die an dem Angebot interessiert sein könnten.
Planung der Einladungskampagne
Für die Planung der Einladungskampagne sollte man sich genügend Zeit nehmen und mit allen Beteiligten im Unternehmen sprechen.
Was haben wir zu sagen? Dazu ist es wichtig, die Messeziele zu definieren und daraus abzuleiten, welche Produkte auf der Messe vorgestellt werden. Was ist einzigartig? Mit welchem Produkt können neue Kunden gewonnen werden? Wie sieht der Markt aus? Die Frage nach der Kernbotschaft sollte daher die höchste Priorität haben.
Wer soll die Einladung erhalten? Hier gilt es die „Muss-Zielgruppen“ und „Soll-Zielgruppen“ zu selektieren und diese zu spezifizieren. Es lohnt sich in jedem Fall sich die Zeit zu nehmen und die Zielgruppen zu identifizieren. Wie viele davon sind in der Datenbank vorhanden?
Wozu soll die Einladung dienen? Hier sollte man auf die Messeteilnahme und auf Besonderheiten des Standes hinweisen. Es gilt durch ein besonderes Angebot Interesse zu wecken!
Wie soll die Einladung aussehen? Es reicht nicht aus, vier Wochen vor der Messe eine „Save-the-date“-Email zu versenden. Die Einladungskampagne sollte mehrstufig geplant werden:
Mailing per Post
Website und Mailing per Newsletter
Telefonisches und persönliches Gespräch
Womit kann man die Zielgruppen interessieren? Hier schließt sich wieder der Kreis. Was soll präsentiert werden? Hier sticht derjenige hervor, der Mut zu Ungewöhnlichem beweist, wie beispielsweise Livestreams vom Messestand, Guerilla-Aktivitäten auf dem Messeparkplatz oder Mobiles Marketing per SMS. Die Devise lautet: auffallen!
Abheben von anderen Ausstellern
Ein besonders wichtiger Aspekt ist, sich von anderen Ausstellern abzuheben. Denn in der Flut der Messeeinladungen geht man ansonsten womöglich unter!
Inhalte der Messeeinladung
Neben persönlichen Grußworten oder einem individuellen Angebot für den zukünftigen Besucher sind einige Dinge zu nennen, die in jede Messeeinladung gehören:
Botschaft der Messe
Ort und Datum der Messe
Wegweiser zum Stand – Halle und Standnummer nicht vergessen!
Themen der Messe, Besonderheiten, Produkte
Nutzen der Messe und der Produkte/Leistungen
Besonderheiten: Events, Präsentationen, Vorträge
Hinweis auf Messegeschenk, Gastticket oder Ähnliches
Logo des Unternehmens und des Veranstalters
Ansprechpartner und verschiedene Kontaktmöglichkeiten
Rückantwortmöglichkeiten
Individuell können diese „Pflichtangaben“ durch weitere Informationen ergänzt werden. Vor allem dann, wenn es sich um eine persönliche Einladung handeln soll, müssen unbedingt individuelle Worte gefunden werden. Eine bloße Ansprache mit Namen ist in dem Fall nicht ausreichend – gerade dann, wenn ein Kunde als Neukunde gewonnen werden soll oder wenn man bereits durch eine längere Geschäftspartnerschaft oder Zusammenarbeit verbunden ist. Auch wenn es sich nur um eine Einladung per E-Mail handelt sollten nette Worte gefunden werden.
bereitgestellt von FAIRworldwide GmbH
ÃœBER Alesja Alewelt
Alesja Alewelt, M.A. ist seit mehr als 15 Jahren Messemanagerin. 2008 gründete sie die Bremer Messeagentur FAIRworldwide, mit der sie sich erfolgreich auf die Umsetzung von Gemeinschaftsständen spezialisiert hat. Zuvor sammelte sie bereits umfassende Erfahrungen bei Messeveranstaltern in München und Melbourne (Australien). Aktuell engagiert sich Alesja Alewelt für neue Konzepte zur Optimierung von Prozessen in der Branche, insbesondere durch die Nutzung neuer Technologien.