Messen bieten hervorragende Möglichkeiten, um sich als Aussteller zu präsentieren oder als Fachbesucher neue Informationen zu sammeln und Kontakte zu knüpfen. Wer die Messekosten als Betriebsausgaben absetzen möchte, muss allerdings einiges beachten. Für das Finanzamt gibt es insgesamt drei Anlässe, warum Sie eine Messe besuchen: aus beruflichen, gemischten oder privaten Gründen. Möchten Sie die Messekosten als Betriebsausgaben absetzen, sind Sie dem Finanzamt gegenüber immer in der Beweispflicht und müssen die beruflichen Gründe nachweisen können.
Rein beruflicher Besuch
Ist der Messebesuch rein beruflich ausgerichtet, können alle damit zusammenhängenden Kosten als Betriebsausgaben geltend gemacht werden. Um die rein berufliche Veranlassung des Messebesuchs nachzuweisen, können beispielsweise ein Messetagebuch geführt, Visitenkarten gesammelt und Gesprächsprotokolle erstellt werden. Diese Besuchskosten sind steuerlich absetzbar:
Eintrittskarte
Reisekosten; bei Autofahrt zur Messe 30 Cent / Kilometer + Parkgebühren
Übernachtungskosten
Verpflegungspauschale (12 Euro / 8 Stunden, bei mehr als 24 Stunden sind es 24 Euro)
Taxikosten und Tickets für öffentliche Verkehrsmittel
Unfallkosten und Reisegepäckversicherung
Kosten für berufliche Telefonate und Faxe
Gemischter Messebesuch
Reisen Sie zu einer Messe aus teils beruflichen, teils privaten Gründen, können nur die rein beruflichen Ausgaben beim Finanzamt geltend gemacht werden. Dabei müssen Ausgaben wie für die An- und Abreise oder Übernachtungskosten nach Zeitanteilen aufgeteilt werden.
Kosten als Aussteller
Sind Sie als Aussteller auf einer Messe, können auch dabei typische Kosten als Betriebsausgaben angegeben werden. Doch je teurer die Ausstellung ist, desto mehr wird sich das Finanzamt mit den Aufzeichnungen auseinander setzen. Ein besonders detaillierter Nachweis, beispielsweise durch das Sammeln von Belegen, ist eine Voraussetzung für jeden Unternehmer. Typische Messekosten als Aussteller sind:
Standkosten
Kosten für den Aufbau des Standes
Personalkosten
Gratis Eintrittskarten für Mitarbeiter, Kunden und Geschäftspartner
Streugeschenke im Wert bis zu 10 Euro
Verpflegungskosten während der Arbeitszeit am Messestand
Bei den Standkosten gilt eine Besonderheit zu beachten: Das Finanzamt kann die Zahlungen an den Messeveranstalter als Mietaufwand sehen. Mitaufwendungen sind nach § 8 Nr. 1 d und e GewStG dem Gewerbeertrag für die Ermittlung der Gewerbesteuer anteilig dazu zu rechnen. Diese Regelung ist allerdings umstritten. Sollte das Finanzamt diese Rechnung vornehmen und ergibt sich daraus eine höhere Gewerbesteuerbelastung, lohnt sich Widerspruch. Kosten für Werbetechnik, wie Banner, Roll-ups oder Displays, die sie für ihr Unternehmen bei Messebauern oder Online-Anbietern wie Print24 anfertigen lassen, werden als Betriebsausgabe anerkannt. Diese sind schließlich mehrfach einsetzbar.
Bei einigen Kosten gelten Besonderheiten
Bei einigen Messeausgaben gilt es Besonderheiten zu beachten, damit diese als Betriebsausgaben geltend gemacht werden können.
Wird ein Geschäftspartner nicht am Messestand, sondern in einem Restaurant verköstigt, liegt eine geschäftlich veranlasste Bewirtung vor. Der Betriebsausgabenabzug ist dann allerdings nur zu 70 Prozent als Betriebsausgabe abziehbar.
Wer Streugeschenke im Wert von bis zu 10 Euro verteilt, kann diese problemlos als Betriebsausgaben geltend machen. Bei teureren Geschenken muss eine Liste geführt werden, wer sie erhalten hat. Ohne diese Aufzeichnungen könnte sie das Finanzamt nicht als Betriebsausgaben zulassen. Erhalten langjährige Geschäftspartner oder Kunden Geschenke im Wert von mehr als 35 Euro, sind diese ebenfalls nicht als Betriebsausgabe abziehbar. Ausnahmen bilden Geschenke, die ausschließlich rein beruflich genutzt werden können.
Werden bei einem Gewinnspiel Sachpreise verlost, können die Anschaffungskosten grundsätzlich als Betriebsausgabe gerechnet werden. Dürfen jedoch nur ausgewählte Personen, wie Kunden und Geschäftspartner, und nicht alle Messebesucher an der Verlosung teilnehmen, könnte das Finanzamt ablehnen die Preise als Betriebsausgaben anzurechnen.
ÜBER Katja Brößling
Katja Brößling ist spezialisierte Dipl. Betriebswirtin mit den Schwerpunkten Betriebsausgaben, Personalmanagement und Marketing. Nach langjähriger Erfahrung im Online-Marketing ist sie seit 2014 als Mitgründerin und Geschäftsführerin von SHEworks! tätig, einem Nachrichtenportal das sich mit Inhalten zu Wirtschaft, Karriere und Selbstständigkeit für Frauen beschäftigt. Als Redakteurin schreibt und informiert Sie rund um die Themen Unternehmerinnen-Wissen, Vereinbarkeit, Gender- und Familienpolitik. Seit 2015 ist sie zusätzlich Geschäftsführende Inhaberin der agentur#140, einem Beratungsunternehmen, spezialisiert auf Online-Marketing und Soziale Medien.