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Die Budgetplanung

Es ist ein Fehler zu sagen, dass ein Budget für die Messebeteiligung einmalig festgelegt wird. Die Budgetplanung ist eine Investition in die Zukunft des Unternehmens - folglich können die Kosten auch nicht auf den reinen Messebesuch reduziert werden. Ein vermeintlicher Mehraufwand wird durch die Menge gesammelter Kontakte und daraus resultierender Aufträge wieder relativiert. Mit der Messebeteiligung werden verschiedene Kommunikationsmaßnahmen und Marketinginstrumente eingesetzt. Wichtig ist, dass sämtliche Kosten im Unternehmen, die mit der Messebeteiligung im Zusammenhang stehen, vorab erfasst werden.


Die folgende Übersicht kommt etwa sechs Monate vor Beginn der Messe zum Tragen, wenn die erste große Finanzierungsplanungsphase eingeläutet wird. Dieser Zeitraum ist realistisch für eine akkurate Budgetplanung.


Standkosten

  • Standmiete

  • Eckzuschläge

  • Anmeldebeitrag

  • Medienpauschale

  • AUMA-Beitrag


Standbau

  • Entwurf des Standkonzeptes

  • Herstellung des Standes, Messebau

  • Miete Messe-Mobiliar

  • IT und Standtechnik

  • Pflanzen und Floristik


Kosten für die Exponate

  • Kosten für Modelle und Ausstellungsstücke

  • Sonderanfertigungen


Standnebenkosten

  • Elektroanschluss

  • Wasseranschluss und -verbrauch

  • Internet (WLAN, LAN)

  • Druckluftanschlüsse

  • Anhängepunkte

  • Standreinigung

  • Abfallentsorgung

  • Leergutlagerung


Transport

  • Fahrtkosten

  • Speditionskosten

  • Zölle und Gebühren


Versicherungen

  • Elementarschäden

  • Diebstahl

  • Transport

  • Haftpflicht

  • Personenschäden


Personal

  • Training und Motivation

  • Reise- und Übernachtungskosten

  • Bekleidung

  • Zusätzliches Personal (Hostessen, Dolmetscher, Promoter)

  • VIP-Betreuung


Werbung und PR

  • Direkt-Mailing

  • Einladungen

  • Eintrittsgutscheine

  • Inserate und Anzeigen

  • Werbematerialien

  • Pressemappe

  • Portokosten

  • Giveaways

  • Kosten für Standparty (Catering, Musik, Künstler, GEMA)


Bewirtungskosten

  • Getränke

  • Gebäck und Fingerfood

  • Mittagstisch

  • Geschirrmiete


Diverses

  • Erste-Hilfe-Kasten, Stadtplan usw.

  • Büromaterial

  • Fotograf

  • Messefilm


In diese Tabelle können sämtliche Kosten eingetragen und später zusammengerechnet werden. Natürlich ist die Anpassung der Übersicht auf die eigenen Anforderungen möglich - so können weitere Kosten, die hier nicht aufgeführt sind, hinzukommen. Dafür fallen andere vielleicht weg.


Wird die Budgetplanung für die erste Messeteilnahme eines Unternehmens festgelegt, so muss der Betrag in der Regel höher ausfallen. Denn gerade zu Beginn der Teilnahmen stehen zahlreiche Investitionen an. So werden unter anderem Messemöbel oder technische Anlagen angeschafft, die aber für weitere Messen genutzt werden können und das dann eingeplante Budget entsprechend senken können. Hier muss also mit Weitsicht geplant werden.


Wichtig ist, dass immer auch Kosten für Unvorhergesehenes eingeplant werden. Auch die Erstellung des Schlussberichts und des Berichts für die Öffentlichkeit kosten Geld. Kalkulieren Sie immer großzügig!


bereitgestellt von FAIRworldwide GmbH



ÜBER Alesja Alewelt


Alesja Alewelt, M.A. ist seit mehr als 15 Jahren Messemanagerin. 2008 gründete sie die Bremer Messeagentur FAIRworldwide, mit der sie sich erfolgreich auf die Umsetzung von Gemeinschaftsständen spezialisiert hat. Zuvor sammelte sie bereits umfassende Erfahrungen bei Messeveranstaltern in München und Melbourne (Australien). Aktuell engagiert sich Alesja Alewelt für neue Konzepte zur Optimierung von Prozessen in der Branche, insbesondere durch die Nutzung neuer Technologien.