Damit die Messeteilnahme ein Erfolg wird, ist es unverzichtbar, an die PR zu denken. Die Pressearbeit macht einen Großteil der Vorbereitungen für die Messe aus, wird aber zur Routine, wenn zum einen Checklisten einbezogen werden, zum anderen immer wieder Messetermine zu realisieren sind. Hier gilt wie so oft: Übung macht den Meister!
Checkliste: Was ist für die Pressearbeit wichtig?
Die folgende Übersicht zeigt, was für die Pressearbeit relevant ist und welche Handlungsmöglichkeiten wichtig sind:
Ankündigung:
Es sollte eine Pressemitteilung verfasst werden, in der Interessierte über die Messeteilnahme informiert werden. Diese sollte bereits nähere Informationen zu Halle, Standnummer und Neuheiten enthalten. Die Redaktionsschlüsse der Fachzeitschriften müssen hier bedacht werden!
Pressegespräche und Pressekonferenzen:
Nur in dem Fall, wenn tatsächlich wichtige Neuheiten präsentiert werden sollen, ist eine Pressekonferenz wichtig. Ein solcher Fall tritt auch ein, wenn zwei Firmen fusionieren. Ansonsten ist das Pressegespräch zum einen einfacher zu realisieren, zum anderen deutlich kostengünstiger. Hier können auch individuelle Informationen an den Journalisten gereicht werden.
Termine mit Redakteuren:
Die Redakteure sollten frühzeitig in schriftlicher Form informiert werden, wenn eine Pressekonferenz oder ein Pressegespräch geplant ist. Die Terminfindung ist oft ein großes – und nicht selten unterschätztes – Problem.
Pressemappen:
Es ist empfehlenswert Pressemappen für das Pressezentrum vorzubereiten und individuelle Pressegespräche durchzuführen. Der Inhalt der Pressemappe besteht aus Pressemeldungen, Kontaktdaten, Hintergrundinformationen und evtl. einer CD mit digitalen Bildern und Texten.
Pressegespräch:
Wichtig ist es den Journalisten nach seinen Interessen und Themen, über die er bevorzugt berichtet, zu fragen. Außerdem sollte man vorab klären, ob es ein Fachbeitrag, ein Interview oder ein Anwenderbericht werden soll und alle relevanten Eckdaten anbieten. Auch die Länge des betreffenden Artikels sollte genau vereinbart werden.
Nachbereitung:
Zur erfolgreichen Pressearbeit zählt auch die Nachbereitung der Messe. Alle nötigen Informationen müssen direkt an den richtigen Journalisten oder die Presseagentur geschickt werden oder man entscheidet sich selbst eine Pressemitteilung zu verfassen. Stilistisch sollte man sich dabei an dem betreffenden Medium orientieren, in dem die Pressemitteilung erscheinen soll. Nicht zu vergessen ist passendes Bildmaterial!
Erfolgsmessung:
Um die PR-Maßnahmen zu bewerten, braucht man erst einmal einen Überblick über die Zahl der Abdrucke und deren Wertigkeit, über die Anzahl der Besucher auf der Homepage (gestiegen oder nicht?) und über vereinbarte Gespräche mit Redaktionen. Die Erfolge können dann mit der letzten Messeteilnahme verglichen werden!
Social Media:
Xing, Facebook, Twitter und Co. sind für die Messe-PR ideale Kanäle. Hier kann über die Messeteilnahme, über neue Produkte und Leistungen und über Besonderheiten am Messestand schnell und direkt informiert werden. Es können Hinweise zu konkreten Aktionen gegeben und Gewinnspiele durchgeführt werden. Auch im Nachhinein lassen sich die sozialen Netzwerke nutzen – beispielsweise kann hier eine Messebetrachtung gepostet werden (die natürlich positiv sein sollte).
Kommunikationsmix:
Bei der PR sollte nicht auf ein einzelnes Medium gesetzt werden, sondern auf einen Mix der Kommunikationsmittel. So können Videos gedreht, Bilder veröffentlicht und Texte verfasst werden, die auf der Homepage und in den sozialen Netzwerken zu finden sind. Wichtig bei einem Video: Ein fachkundiger Kommentar sollte auf jeden Fall vorhanden sein, auch ein Mitschnitt eines Vortrags kann sinnvoll sein, wenn dieser nicht zu lange dauert.
Wichtig sind aber auch die Fristen: Man sollte rechtzeitig mit der PR beginnen – aber nicht so früh, dass das Vorhaben bereits wieder in Vergessenheit geraten ist, ehe die heiße Phase der Messe anfängt.
bereitgestellt von FAIRworldwide GmbH
ÜBER Alesja Alewelt
Alesja Alewelt, M.A. ist seit mehr als 15 Jahren Messemanagerin. 2008 gründete sie die Bremer Messeagentur FAIRworldwide, mit der sie sich erfolgreich auf die Umsetzung von Gemeinschaftsständen spezialisiert hat. Zuvor sammelte sie bereits umfassende Erfahrungen bei Messeveranstaltern in München und Melbourne (Australien). Aktuell engagiert sich Alesja Alewelt für neue Konzepte zur Optimierung von Prozessen in der Branche, insbesondere durch die Nutzung neuer Technologien.