Der Abschlussbericht für eine Messe ist die ideale Vorlage für die Planung der nächsten Messeteilnahme. Warum? Weil hier alle Ergebnisse festgehalten werden, auf deren Basis eine Verbesserung ausgearbeitet werden kann. Fehler werden somit vermieden und zahlreiche Details in allen Facetten beleuchtet. Der Abschlussbericht zur Messe ist daher ideal, um die Messestrategie anzupassen, neue Ziele auszuarbeiten bzw. Wege zum Erreichen dieser Ziele zu finden.
Was gehört in den Abschlussbericht?
Die folgende Auflistung zeigt im Einzelnen, welche Bestandteile ein gut ausgearbeiteter Abschlussbericht zur Messe haben sollte. Dabei ist es unerheblich, ob es sich um eine regionale oder gar eine internationale Messebeteiligung handelte.
Anzahl der Besucher
ins Verhältnis zur Gesamtbesucherzahl setzen
Herkunft der Besucher in Bezug auf Land, Region und Wirtschaftsbranche
Anzahl Stammkunden mit und ohne Einladung
Gesamtanzahl Interessenten
Anzahl Leads pro Stand, pro Standmitarbeiter und pro Quadratmeter Standfläche
Qualität der Kontakte
einteilen in A-, B- und C-Leads
Stellung der Kunden
Funktionen der Besucher im Unternehmen
Entscheidungskompetenzen im Unternehmen
Customer seniority
Career status
Visitors’ job roles within their business
Decision making authority within their business
Medienfeedback
welche und wie viele Journalisten waren am Messestand
Anzahl Journalisten mit und ohne Einladung
welche Presseartikel wurden vor der Messe verschickt
welche Pressemitteilungen gab es während und nach der Messe
Reichweiten der Messeberichte und Pressemitteilungen
Feedback durch Besucher
bezogen auf Sortiment und einzelne Produkte
Preise
Design und Standgestaltung
Services
verglichen mit dem Wettbewerb
Interessen der Besucher
Fokus lag auf folgenden Informationen ...
welche Marktthemen bewegen die Besucher
Kostenkalkulation
Kosten der gesamten Veranstaltung
Kosten pro Kontakt
Beurteilung des Standes
bezogen auf Wirkung und Funktionalität
Personal
genügend Personal vorhanden oder fehlten Mitarbeiter
Stand dauerhaft besetzt
Qualifikation der Standmitarbeiter ausreichend
zu Stoßzeiten genügend Mitarbeiter vorhanden
Auswertungen
Wettbewerbsbeobachtung
Lagebesprechungen
eigene Erwartungen
Schlüsse für Folgeveranstaltungen ziehen
Der Abschlussbericht wird im Anschluss an die Messe verfasst. Ferner wird er nach Ablauf von sechs Wochen um die folgenden Punkte ergänzt:
Welche Pressemitteilungen wurden verschickt und welche Reichweiten hatten diese?
Wären die Pressemitteilungen als Anzeigen veröffentlicht worden: Wie hoch hätten die Kosten gelegen?
Wie viele Termine nach der Messe wurden realisiert?
Aus wie vielen Leads haben sich Kunden entwickelt?
Welcher Umsatz nach der Messe kann der Messeteilnahme direkt zugeschrieben werden?
Anzahl der gewonnenen Neukunden
Wie viele Kunden konnten der Konkurrenz abgeworben werden?
Wie viele Kunden, die „geschlummert“ haben, wurden wieder aktiviert?
Sind die Messeziele erreicht worden?
Was ist das Fazit aus der Teilnahme an der Messe?
Die Antworten auf diese Fragen ergeben wichtige Hinweise für zukünftige Messeteilnahmen. Konnten die gesteckten Messeziele nicht erreicht werden, ist es nötig, diese für eine weitere Messe anzupassen. Sie müssen eventuell etwas niedriger gesteckt werden – vielleicht muss auch die Zielgruppe neu definiert bzw. erweitert werden. Wichtig ist dabei auch immer die Konkurrenzbeobachtung. Diese sollte beim Presse- Clipping nicht außen vorgelassen werden und es gilt zu versuchen, ähnliche Schlüsse wie für das eigene Unternehmen auch für die Konkurrenz zu ziehen. So wird am besten erkennbar, wo die derzeitige Marktposition ist und was einen von anderen Anbietern unterscheidet.
bereitgestellt von FAIRworldwide GmbH
ÜBER Alesja Alewelt
Alesja Alewelt, M.A. ist seit mehr als 15 Jahren Messemanagerin. 2008 gründete sie die Bremer Messeagentur FAIRworldwide, mit der sie sich erfolgreich auf die Umsetzung von Gemeinschaftsständen spezialisiert hat. Zuvor sammelte sie bereits umfassende Erfahrungen bei Messeveranstaltern in München und Melbourne (Australien). Aktuell engagiert sich Alesja Alewelt für neue Konzepte zur Optimierung von Prozessen in der Branche, insbesondere durch die Nutzung neuer Technologien.