Dass die Vorstellung auf einer Messe Geld kostet, dürfte jedem klar sein. Doch nicht immer sind alle Ausgaben wirklich nötig und Aussteller tappen in die ein oder andere Kostenfalle. Von dieser Art verbergen sich mehrere auf einer Messe oder bereits bei den Vorbereitungen. Im Folgenden stellen wir Ihnen die zehn häufigsten Kostenfallen im Detail vor.
Kostenfalle 1: Falsche Planung
Für einen erfolgreichen Messeauftritt ist Planung das A und O. Mit Sicherheit wird sich die Präsentation als finanzielle Katastrophe entpuppen, wenn die Planung nicht von Anfang an konsequent durchgeführt wird. Die Ausgaben müssen gesteuert werden. Das beginnt bereits bei der Buchung von Messedienstleistungen: Werden diese zu spät beauftragt, kosten sie im schlimmsten Fall ein Vielfaches mehr.
Kostenfalle 2: Zeitdruck
Wie auch bei der Beauftragung der Messedienstleistungen gilt generell für alle Ausgaben: Zeitdruck sollte vermieden werden! Denn dieser geht mit Aufschlägen einher, die das Messebudget oftmals überziehen. Werden Messebau und Logistik ausgeschrieben, sollte dies nicht auf den letzten Drücker geschehen. Dienstleister nutzen das schamlos aus und verlangen deutlich höhere Preise!
Kostenfalle 3: Fristen versäumen
Wenn man bei der Vorbereitung der Messe Fristen versäumt, kann das einen teuer zu stehen kommen. Solche Versäumnisse werden nicht selten mit einem 100prozentigen Aufschlag bedacht. Das ist beispielsweise der Fall, wenn Messebauer kurzfristig zusätzliche Arbeitskräfte auftreiben müssen, denn kurz vor Beginn der Messe sind diese nur schwer zu finden.
Kostenfalle 4: Ungenaue Budgetplanung
Wenn das Messebudget geplant wird, gehen viele Aussteller zu optimistisch an die Sache heran. Der Teufel steckt im Detail und gerade dieses kostet Geld. Es sind die vielen kleinen Dinge, die eine Messe teuer machen. Als Faustregel gilt, dass das Messebudget rund fünf bis sechs Mal höher sein muss als die Standmiete. Dann können unangenehme Überraschungen vermieden werden. Es fallen Ausgaben an für den Stand, für Werbemittel und An- sowie Abreisen. Auch Flüge und Übernachtungen kommen infrage. Dazu müssen noch temporäre Kosten gerechnet werden, die für Strom oder die Telekommunikation anfallen.
Kostenfalle 5: Den Wettbewerb übertreffen
Natürlich möchte man besser sein als die Wettbewerber. Doch um jeden Preis? Wer nur danach geht, dass er immer schöner, größer und lauter ist als die Konkurrenz, muss mit explodierenden Kosten rechnen. Dabei merken die Kunden, ob ein Messeauftritt angemessen ist oder ob es hier ums Posen geht. Pure Geldverschwendung wird in der Regel nicht gerade positiv bewertet.
Kostenfalle 6: Teure Werbedienstleistungen
Die Werbeleistungen, die für eine Messe erbracht werden, sind oft nur schwer nachvollziehbar. Gleichzeitig unterscheiden sich die Preise für PR-Leistungen stark – aber auch die Konzepte. Hier muss festgelegt werden, was tatsächlich realisiert werden soll und ob damit verbunden eine namhafte Agentur mit höheren Preisen ausgewählt werden muss. Vielleicht ist auch eine kleine Agentur oder ein Existenzgründer die beste Wahl?
Kostenfalle 7: Nicht vergleichen
Im täglichen Leben vergleichen die meisten Menschen die Preise. Möbel, Auto, Urlaubsreise oder einfach nur die Dinge des täglichen Bedarfs werden preislich miteinander verglichen. Warum gilt das nicht für die Buchung von Messedienstleistungen oder PR-Arbeiten? Wer nicht vergleicht, zahlt am Ende drauf. Natürlich muss dabei auch die Qualität der Arbeit berücksichtigt werden, doch oft unterscheidet sich diese nicht besonders – die Preise hingegen schon.
Kostenfalle 8: Abhängige Projektleiter
Wer sich einen Projektleiter leistet, der mit der Planung und Durchführung der Messe betraut ist, sollte darauf achten, dass dieser auch wirklich unabhängig arbeitet. Ansonsten stehen sehr schnell wieder hohe Ausgaben im Raum, die in der Art nicht nötig gewesen wären und sich nur in der Zusammenarbeit des Projektleiters mit dem jeweiligen Dienstleister begründen.
Kostenfalle 9: Regeln missachten
Einige Messeveranstalter haben eigene Regeln. Wer sich über diese vorab nicht informiert, muss mit Kosten rechnen. Das ist dann der Fall, wenn die Aussteller bestimmte Leistungen vor Ort finanziell übernehmen müssen und das vertraglich zugesichert haben - ohne dass ihnen das bewusst ist. Dazu zählt beispielsweise der Transport von Exponaten von dem Messetor bis zum Messestand, aber auch das Positionieren des Exponates auf dem Stand. Das kann schnell viele hundert Euro kosten.
Kostenfalle 10: Teure Versorgung
Die Versorgung der Messegäste kann teuer werden. Wenn ein eigenes Catering nicht gestattet ist, aber dennoch mitgebracht wird, können Strafgebühren auf den Aussteller zukommen. Das Catering sollte in diesem Fall offiziell über den Messecaterer bestellt werden, wodurch die Ausgaben jedoch häufig um 200 bis 300 Prozent steigen.
bereitgestellt von FAIRworldwide GmbH
ÜBER Alesja Alewelt
Alesja Alewelt, M.A. ist seit mehr als 15 Jahren Messemanagerin. 2008 gründete sie die Bremer Messeagentur FAIRworldwide, mit der sie sich erfolgreich auf die Umsetzung von Gemeinschaftsständen spezialisiert hat. Zuvor sammelte sie bereits umfassende Erfahrungen bei Messeveranstaltern in München und Melbourne (Australien). Aktuell engagiert sich Alesja Alewelt für neue Konzepte zur Optimierung von Prozessen in der Branche, insbesondere durch die Nutzung neuer Technologien.